Negli ultimi giorni, grazie ad un mio vecchio articolo, e relativo video, ho ricevuto da alcuni imprenditori richieste di approfondimento su come fare smart working efficamente.
Richieste che andavano da qual’è il miglior software di VPN a quali tools utilizzare.
Ecco, il fatto è che per fare bene remote smart working probabilmente, e lo dico con un buon grado di ottimismo, la cosa di cui dovreste discutere non è (solo) la VPN ma di come state abilitando i vostri dipendenti a farlo.
Lungi da me rifare pipponi sulla mentalità (imprenditoriale), che è necessaria a fare smart working decentemente e dai relativi investimenti, vi voglio dare tre piccoli suggerimenti per migliorare la vostra vita e quella dei vostri dipendenti.
Iniziate quindi a dare per scontato che:
- I computer, di proprietà, dei vostri dipendenti probabilmente non sono adeguati.
- Il software che usate in azienda potrebbe non essere adeguato.
- Le attrezzature che i vostri dipendenti usano (dalle cuffie, alle webcam alle scrivanie) non sono adeguate.
Ma andiamo per gradi.
I computer dei vostri dipendenti non sono adeguati.
Se da una parte è vero che avere una VPN ed il relativo client per accedere alla rete aziendale è un buon sistema per garantire un generalizzato senso di sicurezza, in realtà (se leggete quanto dicono vari esperti di cybersecurity, e mi aggiungo al coro) installare un client VPN su un computer di cui non conoscete la sicurezza intrinseca (è mai stato aggiornato? ha un antivirus? è un crogiolo di trojan per via dei giochi scaricati dal web?) non fa altro che creare un vettore preferenziale per rendere insicura la rete aziendale.
Escludendo chi ha una buona esperienza nel gestire la propria macchina (e ne ha una recente in casa), se non avete modo di far portare a casa laptop (che hanno passato lo screening aziendale, su cui c’è solo il software di cui vi fidate, etc, etc) ai dipendenti date delle macchine virtuali pre-configurate o usate dei servizi cloud per remotizzare i vostri computer (ie. Citrix). E’ un investimento che nel medio periodo vi ripagherà dandovi un sistema di onboarding (e sostituzione macchine) veloce e standardizzato per chi volesse fare remote working.
Questo ridurrà la possibilità di rischi per la rete aziendale e, forse, renderà anche più produttive le persone obbligate a lavorare da casa sul vecchio scassone usato per lamentarsi sui social.
Al prossimo cambio di attrezzatura (perché la cambiate ogni 3 anni vero?) prendete dei portatili (meglio se top di gamma) e formate i dipendenti a prendersene cura.
Il software che usate non è adeguato
Questo è un discorso più lungo e probabilmente più complesso. Se non avete una azienda che ragiona in termini di Remote First avrete, con molta probabilità, del software installato on premises nelle macchine o nei server in azienda (ie. il gestionale o l’ERP). Userete repository di file locali e, di base, non avrete un sistema di gestione delle informazioni distribuito on cloud (Google Apps, Office 365, Zoho Suite, etc). Ricordatevi che più file saranno da gestire offline più la qualità della banda domestica impatterà sulla produttività delle persone.
Sfruttate questo periodo per migrare on cloud il software che potete togliervi dall’ufficio (lo sapete che se in questo periodo di spacca un disco siete a piedi, vero?) e fate formazione ai dipendenti per condividere i documenti su piattaforme online e non via mail. Al ritorno in ufficio, se avrete fatto bene il vostro lavoro, vi troverete con dipendenti avvezzi a lavorare veramente online, facendo review dei documenti, commentando ed editando in contemporanea e senza infiniti scambi di email.
Iniziate anche a valutare di approcciarvi al BYOD in modo da avere una forma mentis sulla sicurezza trasversale a tutto quello che viene scelto in azienda sul fronte software.
Nel frattempo configurate e distribuite, come prima cosa se ancora non l’avete, un sistema di collaborazione remoto (Slack, Microsoft Team, Facebook Workspace, Asana, etc) fin da subito e fate in modo che tutte le persone che faranno remote working siano abilitate ad usarli (anche da dispositivi mobile).
Perché dico che questo discorso è lungo e complesso? Perché impatterà sul vostro modo di lavorare, comunicare e scambiarvi informazioni anche dopo l’attuale crisi e dovrete investirci tempo e risorse per poter sfruttare a pieno questo nuovo paradigma.
Le attrezzature che i vostri dipendenti usano non sono adeguate
Ho visto decine di post, e relativi screenshot, sui socialini con software di teleconferenza a caso e gente sorridente.
Negli screenshot si vedono persone che usano cuffie, quelle con la spugnetta grigia, trovate probabilmente in un cassetto dove era stato abbandonato il walkman a fine anni ’90 o che usano auricolari da cellulare senza alcuno strumento di isolamento acustico (per loro) o riduzione del rumore (per gli altri). Per favore, comprate loro delle cuffie decenti, (io uso le Jabra Evolve 75) e acquistate licenze professionali dei software di meeting che permettano di registrare le chiamate. Poterle riascoltare in un secondo momento sarà di gran vantaggio per tutti (in modo da non dover interrompere tutti se i figli, bloccati a casa anche loro, hanno litigato per dieci minuti di fila).
Lavorate per semplificare la fruizione delle call (e dei relativi contenuti) ai vostri dipendenti. Lavorate anche per ridurre la lunghezza delle call parlando solo di quanto essenziale (almeno nei primi minuti dell’attività) ed imparate a spostare sui tool di collaborazione remota la comunicazione affinché sia asincrona.
Fate in modo che anche tastiere e mouse siano funzionali al lavoro da remoto (su spazi piccoli avere mouse con fili crea solo confusione) e date monitor a chi dovesse averne bisogno per lavorare bene (ie. sviluppatori, progettisti 3d o grafici che lavorano con un 13”).
Bonus track
La vostra azienda sviluppa software? Fate in modo che tutta la procedura di sviluppo si basi sulle buone pratiche emerse nell’ultimo decennio e che avete bellamente ignorato perché tanto voi lavorate dall’ufficio. Usate software per fare controllo di gestione distribuito, fate continuous integration e delivery, rendente la macchine dei vostri sviluppatori facilmente sostituibili e formate i vostri sviluppatori affinché sappiano collaborare in remoto efficacemente.
Sfruttate questo periodo per migliorare l’azienda, i vostri dipendenti e voi stessi. Andrà tutto bene e, poi, meglio.