Il tema della gestione del calendario, durante le lecture riguardanti i temi di smart working o durante altre attività, emerge spesso. Ognuno ha la sua ricetta magica che funziona, più o meno per la sua specifica esigenza, ma sempre incompleta sotto qualche aspetto.
Lungi da me dall’annunciare la soluzione definitiva® ho notato che fare una corretta gestione del proprio tempo non sia un problema di riempimento del calendario stesso (output) ma di definire cosa effettivamente bisogna fare (outcome).
Discutendo su Linkedin di questo tema ho dato la mia piccola ricetta, poche ore alla settimana dedicate a fare attività con terzi (call, riunioni, etc) dando a loro la possibilità di prenotarsi, in pieno stile pull, sul mio calendario pubblico (su calend.ly con circa 4h la settimana di slot prenotabili, con slack time tra un evento e l’altro almeno di mezzora per poter far sedimentare quanto discusso). In affiancamento a questo dedico più o meno lo stesso tempo per organizzare io in modalità push altri incontri che sono indispensabili al lavoro e che non possono trovare tempo negli slot pubblici (in questo caso usando doodle.com). Quando possibile cerco di fare le telefonate camminando (sono della dottrina peripatetica).
Il resto del tempo è impegnato nelle attività a maggior valore: quelle inerenti alla famiglia, quelle fatturabili e quelle inerenti allo studio.
Avere focus nella definizione di un OKR aziendale è importante per non disperdere le proprie energie in task a basso valore, allo stesso modo definendo OKR personali chiari, dove le attività da svolgere sono quelle a maggior valore, non è detto che i task a maggior effort (o saturazione del calendario) siano quelli da fare. Saper identificare cosa sia importante e dedicare il giusto tempo è assolutamente necessario per migliorare la qualità della propria vita e del proprio lavoro.
Aggiungo che la mia esperienza imprenditoriale mi ha insegnato che per i ruoli apicali di una azienda sia indispensabile, raggiunta una certa grandezza dell’azienda stessa, imparare a delegare ed a rendersi meno operativo per avere modo di dedicare il proprio tempo alla strategia a medio/lungo termine, rispetto che alla mera risoluzione dei problemi di ogni giorno.
Ad ulteriore supporto di questo punto di vista (o forse il mio punto di vista si è evoluto anche grazie a questo video), in una intervista di qualche anno fa a Bill Gates e Warren Buffet (intorno al minuto 15:30) discutono del fatto che riempirsi ogni minuto il calendario non fa di te un bravo CEO, che l’unica cosa che non si possa comprare è proprio il tempo e che quindi quest’ultimo non vada sprecato, ed a tal tema vi consiglio il libro l’ultima lezione di Randy Pausch.
“You control your time, sitting and thinking may be a much higher priority than a normal CEO, where’s there all these demands and you feel like you need to go and see all these people. It’s not a proxy of your seriousness that you fill every minute in your schedule.”
Bill Gates
E voi come usate o fate usare il vostro tempo?
Se vuoi approfondire ulteriormente iscriviti al corso sugli OKR che terrò prossimamente.