L’asynchronous communication (comunicazione asincrona) non è una novità.
Anche le più conservatrici tra le aziende che richiedono la presenza in ufficio usano già una qualche forma di comunicazione asincrona, ad esempio quando i dipendenti impiegano un paio d’ore per rispondere a un’e-mail perché stanno ultimando un progetto o partecipando a una riunione.
I manager di solito si servono di testi o messaggi diretti su Slack per trasmettere informazioni ai dipendenti. E Google Docs consente a tutti di collaborare su un memo dalla propria postazione. Tutti questi sono esempi di comunicazione asincrona “passiva” cioè portata avanti grazie a dei tool e non (sempre) cercata.
La comunicazione asincrona, quella vera, richiede però un notevole sforzo e capacità di pianificazione della comunicazione per essere efficace.
Infatti, tutte le persone devono pianificare come devono comunicare una determinata informazione, i manager devono avere fiducia nei propri dipendenti perché lavorino autonomamente con gli strumenti di cui hanno bisogno per farlo bene e devono accettare il fatto non solo che è possibile tenere una riunione asincrona con i propri collaboratori, ma anche che è preferibile.
Ma cosa significa in soldoni pianificare il proprio modo di comunicare?
In un ambiente di lavoro, orientato alla forte asincronicità, i dipendenti devono sapere, e potere, suddividere le proprie attività in più piccoli compiti. Ciò consente ai manager di identificare rapidamente i problemi e di reagire nel minor tempo possibile e poiché la quantità di lavoro è minore, verranno eseguite più attività poiché un singolo problema non bloccherà l’intero processo in quanto le persone possono semplicemente passare da un compito all’altro quando identificano un problema.
Scegliere un metodo di comunicazione asincrono è quindi molto importante per mantenere questo flusso di lavoro e per, contestualmente, non rimanere bloccati nel proprio quotidiano.
Consideriamo i seguenti punti quando si invia un messaggio asincrono:
- Sto inviando questo messaggio nella migliore forma o tramite il miglior canale?
- Sto fornendo tutti i contesti e le risorse necessarie per questo messaggio?
- Comunico chiaramente, concisamente e rapidamente?
- Sto considerando il tono del mio messaggio?
- Fornisco istruzioni o richieste di follow-up?
- Dovrei usare la comunicazione sincrona?
Vediamo uno per uno i singoli punti.
Sto inviando questo messaggio nella migliore forma o tramite il miglior canale?
Una buona norma è ad esempio quella di utilizzare un canale specifico per quei messaggi che non necessitano di risposte (ie. comunicati aziendali) ma che è importante che tutti entro la fine della giornata lavorativa leggano.
Alcuni messaggi possono anche essere inviati in un formato audio/video, affiancato ad un riassunto testuale (ed i tool che permettono di farlo ce ne sono sempre di più) per facilitarne la fruizione anche lontano dal monitor. Ad esempio, questo potrebbe essere il caso di report di andamento aziendale, di chiusura retrospettiva di uno sprint o di una decisione presa in una riunione.
Altri messaggi potrebbero invece necessitare di citare i diretti interessati per renderli partecipi fin da subito in un particolare thread (su Slack, Jira, Asana o Google Docs).
Sto fornendo tutti i contesti e le risorse necessarie per questo messaggio?
Un buon trucco per rispondere a questo punto è: la domanda che sto facendo può ricevere come risposta un SI o un NO?
Domande di questo genere hanno tutte le informazioni di contesto, eventualmente anche link ad allegati con documenti di approfondimento e, cosa non banale, sono difficilmente fraintendibili.
Un libro che illustra molto bene come porre queste domande è Turn the ship around di David Marquet.
Comunico chiaramente, concisamente e rapidamente?
La comunicazione asincrona dovrebbe essere concisa e pulita, deve evitare incisi e costrutti particolarmente contorti o in politichese/burocratese.
Per esercitarvi provate ad usare uno strumento di parafrasi/riassunto del testo (come Zulla) per vedere se i concetti chiave da voi espressi continuano a rimanere chiari ed evidenti.
Sto considerando il tono del mio messaggio?
(Ma anche i problemi culturali in caso di azienda multi-etnica)
Qui il discorso si fa molto complesso, a parità di contenuto del messaggio la lingua parlata e quella scritta, possono essere interpretate in modo radicalmente diverso e non stiamo ancora prendendo in considerazione forme gergali derivate da aspetti culturali non facilmente traducibili.
In questo caso quello che vi aiuterà sarà tanta esperienza, affiancata al ricordarsi di usare sempre un tono cordiale e disponibile e che punti all’empatia.
Fornisco istruzioni o richieste di follow-up?
La comunicazione può essere bidirezionale o no, nel primo caso sto rispondendo a richieste di follow-up, è necessario quindi rispondere a tutti i punti fatti emergere dall’interlocutore. Eventualmente spezzando il messaggio di risposta in più parti.
Quotare – si sà – è un’arte. Vi ricordate la vecchia etiquette dei vecchi newsgroup?
Nel caso invece stessimo fornendo istruzioni (quindi siamo in un caso di comunicazione monodirezionale) proviamole noi stessi, magari arricchendole di screenshot o video. Diamo tutte le informazioni di contesto a replicare il bug o a comprendere meglio la procedura, così non dovremo, poi, rispiegare tutto di nuovo in call. ;)
Dovrei usare la comunicazione sincrona?
Le conversazioni complesse richiedono una comunicazione sincrona. Se si ha un nuovo assunto, se si svolge un incontro one-to-one o se si verifica una crisi, sarà necessario essere sulla stessa chiamata o videochat allo stesso tempo.
In sostanza…
La comunicazione asincrona necessita come prima cosa di una forte cultura aziendale orientata all’autonomia, al rispetto ed al saper comunicare senza lasciare nulla per scontato. Necessita avere quella consapevolezza operativa che una risposta non deve per forza arrivare in minuti, e forse neanche in ore, e che ciò non bloccherà il lavoro di nessuno irrimediabilmente. Ma necessita anche di un maggiore sforzo delle persone per non inviare informazioni frammentarie, equivocabili o senza un chiaro scopo.